簡介
這期雙月刊介紹的組別是財務小組。釵h會員可能不知道我們有這個組別。這個也難怪,它不是一個服務組別,而是一個支援執行委員會的工作小組。
財務小組的成員
財務小組由本會委員鄭超豪、李遠大、陳曉明、劉燕群、職員趙慧敏及義工譚達成組成。驟眼看上去人強馬壯,但財務小組是其中一個工作最繁重的組別,即使已擁有六位成員,仍使我們感到人手不足。
財務小組的工作
- 年度預算、計劃
財務小組的基本工作是在每個財政年度開始協助各組制定年度計劃及預算,在年中收集及整理實際的收入支出,協助財政履行會計工作,最後在年末整合所有的收支作出全年的財政報告。財政報告一方面會讓核數師審計,再呈遞上公益金;另一方面給各組作年度檢討,拿年初制定的預算和年末的實際收支來比較,檢討一下我們調配資源起來是否調配得有成效,看看我們的資源是否投入了我們原定的目標。
- 商討執委會會議議程及突發性事務處理
因為財政小組的成員包括正、副主席及財政委員。 根據分工,商討執委會會議議程和突發性事件這兩項工作剛巧由以上三位委員負責。所以財務小組在需要的時候會加入商討執委會會議議程及處理突發性事件的議程。
- 設計及推行「內部控制系統」
財務小組的另外一項職責是設計及制定「內部控制系統」。
「內部控制系統」是一套標準處理事務的方法,為執委會及各組別提供工作指引。這樣可以減省每次都要討論及議決的奶牷B提高效率,同時統一處理的做法可以確保公平、公正。
當財務小組設計及制定一個「內部控制系統」時,它會廣泛諮詢受到推行這個系統涉及的有關小組或人士,確保每個「內部控制系統」合情合理,並且有認受性。
已完成的「內部控制系統」包括:收入支出、颱風/暴雨警告的應變、選舉及執委會交接等。
工作運作方式
像執委會一樣,財務小組幾乎所有的工作都是以會議來進行。每月一次的例會外,還有不定期的非正式討論。例如商討議程、討論制定「內部控制系統」、審冀※妏w算申請表、檢討每個活動收入支出等等。
財務小組的角色、存在價值
- 「紙上談兵」
財務小組的工作集中在諮詢、建制及搜集財務資料用作監察及報告,分析箇中變化,並向執委會提出有關建議,協助執委會進行決策。本質近似「紙上談兵」,真正的執行仍由執委會擔當。
談了不少財務小組的工作。路向是個主要服務四肢傷殘人士的機構,這個小組有存在的必要嗎?搞得那麼複雜值得嗎?不如專心搞好服務!讓我們看看財務管理和監察、報告的重要性。
- 財務管理和會務、活動的關係
財務小組與整個會的運作息息相關。年中運作的收入支出很零碎,把它們整理及總結,才能確保每項支出花得有效益,以及投入本會工作目標,出師有名。
- 監察和報告
為什麼要監察?為什麼要提交報告?監察和報告的重要性有兩方面:(1)向會員交待,(2)向資助本會的捐款者交待。
當會員投票選出執委會時,會員把處理會務及管理會方資源的責任交託給執委會。會員透過執委會的工作匯報及財政報告進行監察。換言之,報告是個監察的機制,會員可隨時利用這些機制來評估執委會的工作表現。
「內部控制系統」是針對日常事務的處理而開發的一些客觀準則,作為執委會處理日常事務的依據、判別的標準。會員亦可以利用這個機制,來評估執委會在處理個別事務時是否公平、公正。
未來發展方向
財務小組會繼續貫徹確保資源被有效地運用,確保收支平衡的目標,同時會加強監察弁鄐庛邦磥熙◇瑊z系統。配合執委會制定的長遠計劃,制定路向長遠的財政策略、財政定位。
財務小組亦會搜集其他機構資料,參考其他機構財務管理方法,透過交流會向其他機構就資源運用、發展模式取經。
